BULLETIN ROBIC

POLITIQUE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

(Mise à jour le 20 février 2023)

ROBIC S.E.N.C.R.L., s.r.l. (ci-après « ROBIC », « nos », « nous » ou « notre ») accorde une importance particulière au respect de votre vie privée et à la protection de vos renseignements personnels, c’est pourquoi nous avons mis en place un programme de gestion des renseignements personnels et nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels.

La présente Politique sur la protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour objectif de vous informer de la façon dont ROBIC collecte, utilise, divulgue, conserve, partage et protège vos renseignements personnels.

Afin de vous offrir des services de qualité, nous devons avoir accès à certains renseignements personnels vous concernant. Nous nous assurons que nos employés gèrent ces renseignements avec toute la discrétion et la rigueur nécessaires, et ce, en conformité avec les exigences légales et réglementaires en vigueur.

RENSEIGNEMENT PERSONNEL

Nous entendons par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne identifiable ou qui, pris séparément ou combiné avec d’autres données, permet d’identifier une personne. De façon générale, les renseignements personnels ne comprennent pas vos coordonnées professionnelles comme votre nom, votre titre, votre adresse ou votre numéro de téléphone au travail.

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de nos interactions avec vous, que ce soit lors de notre prestation de services juridiques et autres services connexes ou lors de nos activités, nous devons recueillir certains renseignements personnels vous concernant. Les renseignements personnels que nous recueillons sont nécessaires afin de vous offrir les services demandés. Cela comprend notamment sans s’y limiter :

Vos coordonnées comme un nom, une adresse, un courriel ou un numéro de téléphone;
Des renseignements d’identification et d’autres données de vérification d’antécédents, comme une copie de passeport, de permis de conduire, d’une facture d’un service public, d’une preuve de propriété véritable ou des renseignements sur la provenance de fonds;
Des renseignements fournis par nos clients ou pour le compte de ceux-ci ou que nous produisons dans le cadre de notre prestation de service et qui pourraient être compris comme des renseignements personnels;
Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires ou des données de système de paiement;
Des renseignements relatifs au marketing et aux préférences de communication comme des commentaires, des réponses à des sondages;
Des renseignements relatifs à l’utilisation de notre site web incluant des renseignements techniques sur les visites ou tout autre renseignement collecté à travers des témoins ou d’autres outils similaires;
Des renseignements relatifs au recrutement comme des CV, des renseignements sur vos antécédents professionnels ou académiques, ou tout autre renseignement pertinent pour un recrutement potentiel;
Des renseignements historiques comme le nom de vos anciens employeurs, vos titres de postes, du contenu numérique comme des photos, des vidéos ou des fichiers audio;
Tout autre renseignement personnel fourni.

FINS AUXQUELLES LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT RECUEILLIS

ROBIC collecte, utilise et divulgue des renseignements personnels aux fins déterminées au moment de la collecte ou selon ce qui est permis ou exigé par la réglementation. Cela comprend notamment les fins suivantes :

Établir et gérer les relations avec nos clients;
Fournir des services juridiques et autres services ainsi que pour la conduite de nos affaires;
Partager des renseignements personnels à des tiers dans le cadre de notre représentation ou services juridique (parties adverses, parties intéressées, avocats ou conseils étrangers, tribunaux, experts, témoins);
Établir des relations commerciales avec nos clients notamment pour la gestion de la facturation, l’administration de comptes, la perception et le traitement des paiements, limiter le risque d’impayés, permettre le recouvrement de paiements dus;
Satisfaire aux obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques à l’égard de nos clients incluant notamment les vérifications diligentes à l’égard d’un client, l’obtention de renseignements nécessaires, détection des risques en matière de luttes contre la corruption, détection de conflits d’intérêts;
Prévenir la fraude et/ou effectuer toute vérification d’antécédents requise par la loi ou la réglementation applicable
Permettre de faciliter l’utilisation de notre site web et assurer sa pertinence, suivre l’utilisation faite de notre site web, répondre aux questions soumises par l’entremise de notre site web;
Permettre le développement des affaires et le marketing afin notamment d’informer les clients actuels et futurs sur nos nouveaux services, fournir de l’information sur les développements juridiques récents ainsi que des invitations à des évènements sur accord préalable de la personne concernée;
Effectuer du développement et de la recherche afin de s’assurer de maintenir une sécurité du plus haut standard, de comprendre les exigences de notre clientèle pour améliorer notre offre;
Recruter du personnel, traiter les candidatures et évaluer le profil du ou de la candidate en lien avec les exigences du poste;
Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable;
Toute autre fin à laquelle vous avez consenti.

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS À L’ÉTRANGER

ROBIC fait parfois appel à des correspondants étrangers dans le cadre de sa prestation de services, par exemple pour l’enregistrement de marques de commerce ou de brevets. Nous utilisons également des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada (y compris à l’extérieur de la province de Québec) pour accomplir certains mandats spécifiques dans le cours normal de nos affaires. Ainsi, il est possible que certains renseignements personnels vous concernant soient transférés dans des endroits autres que votre province, territoire, état ou pays de résidence.

Dans un tel cas, nous nous assurons que les renseignements personnels sont transférés vers des pays qui ont reçu une décision d’adéquation de la part de l’autorité compétente, ou que les renseignements personnels sont protégés de manière adéquate par des moyens techniques, organisationnels, contractuels ou autres moyens légaux appropriés.

Pour toute question additionnelle à ce sujet, vous pouvez communiquer avec notre Responsable de la vie privée dont les coordonnées figurent ici-bas.

LIMITE À LA COLLECTE, À L’UTILISATION ET À LA DIVULGATION DE RESEIGNEMENTS PERSONNELS

ROBIC s’efforce de limiter la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire afin d’accomplir les fins pour lesquelles ils sont recueillis. Soyez assurés que nous ne divulguerons ni n’utiliserons vos renseignements personnels à des fins autres, à moins que vous n’y consentiez ou que la loi ne le prévoie.

De plus, comme vous pourrez le constater dans la section Mesures de sécurité relatives aux renseignements personnels nous limitons l’accès de vos renseignements personnels qu’aux personnes ayant la qualité et la nécessité d’y accéder, et ce, pour une fin spécifique.

À noter que nous ne collectons pas volontairement des renseignements auprès de personnes âgées de moins de 16 ans.

CONSENTEMENT

Règle générale, ROBIC obtiendra directement les renseignements personnels nécessaires auprès de vous, et ce, avec votre consentement, sous réserve des exceptions prévues à la loi.

Nous pouvons également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers ou de dossiers publics accessibles selon ce qui est permis par la loi ou si nous avons recueilli le consentement nécessaire.

ROBIC ne recueillera, n’utilisera, ni ne divulguera les renseignements personnels sans votre consentement à moins qu’il ne soit autorisé ou obligé de le faire en vertu de la réglementation applicable. À titre d’exemple, ROBIC pourrait devoir procéder sans votre consentement notamment pour les raisons suivantes :

Lorsque nous obtenons des renseignements personnels d’un tiers par notre client dans le cadre de notre prestation de services juridiques;
Lorsque, pour des raisons de sécurité ou d’ordre médical ou juridique, il nous est impossible d’obtenir votre consentement;
Lorsque, pour des raisons de détection ou de prévention de la fraude ou pour l’application de la loi, le fait de demander le consentement de l’individu ferait échouer la démarche.

À noter que vous avez le droit de refuser de nous communiquer des renseignements personnels. Vous avez également le droit, sous réserve d’un préavis raisonnable et des restrictions légales ou contractuelles applicables, de retirer votre consentement concernant l’utilisation des renseignements personnels déjà collectés en communiquant avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Le refus de communiquer des renseignements ou le retrait de votre consentement pourraient nous empêcher de fournir ou de continuer à vous fournir certains de nos services.

ROBIC pourrait également vous demander votre consentement à des fins secondaires, par exemple pour vous inviter à des événements ou à des formations, pour réaliser des études de marché ou pour alimenter ses bases de données. Tel que nous l’avons mentionné précédemment, nous vous demanderons votre consentement à cet égard. De plus, votre consentement à des fins secondaires peut être retiré en tout temps, et ce, sans affecter la prestation de nos services auprès de vous.

PARTAGE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Afin de vous fournir nos services, il se peut que nous procédions à la transmission des renseignements personnels collectés avec certains tiers. Toutefois, soyez assurés que nous ne divulguerons aucun renseignement protégé par le secret professionnel à moins que vous ayez vous-même renoncé à ce privilège, que nous ayons votre autorisation ou que nous soyons contraints par la réglementation applicable.

Dans le cadre de ses activités, ROBIC pourrait divulguer vos renseignements à de tierces parties ce qui inclut notamment :

Des tiers en lien avec nos services juridiques, notamment les parties adverses, les experts, les mandataires, etc.
Des tiers fournisseurs de services incluant notamment les services relatifs à notre site web (hébergement, sécurité, etc.). Les renseignements personnels fournis sont alors limités aux seuls renseignements nécessaires pour leur permettre de réaliser leurs services et ces fournisseurs sont obligés de préserver la confidentialité de ces renseignements;
Des autorités publiques gouvernementales et des organismes d’application de la loi lorsque les lois applicables l’exigent ou lorsque cela est nécessaire pour la fourniture de nos services.

En aucun temps, ROBIC ne vendra ni n’échangera vos renseignements personnels moyennant paiement.

CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels ne sont conservés que pour la durée nécessaire aux fins prévues dans la présente Politique et afin de nous assurer d’être en conformité avec nos obligations légales et réglementaires.

De plus, comme mentionné dans la rubrique précédente, vos renseignements personnels peuvent être conservés au Canada ou à l’étranger. Évidemment, nous nous assurons de mettre en place les mesures de sécurité nécessaires ainsi que les ententes contractuelles pertinentes afin de protéger vos renseignements personnels.

Si vous souhaitez en apprendre davantage sur la durée de conservation de vos renseignements personnels, nous vous invitons communiquer avec notre Responsable de la vie privée dont les coordonnées figurent dans la section « Nous contacter ».

MESURES DE SÉCURITÉ RELATIVES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

ROBIC s’efforce d’appliquer les mesures de sécurité nécessaires et appropriées afin d’assurer le caractère confidentiel des renseignements personnels en sa possession. Pour ce faire, nous suivons notamment les standards généralement acceptés dans l’industrie. Les renseignements personnels que nous détenons ne sont donc accessibles qu’aux personnes qui ont qualité pour en prendre connaissance et qui les consultent uniquement lorsque cela est nécessaire dans l’exercice de leurs fonctions.

Des mesures de protection et de sécurité physiques, techniques et/ou administratives appropriées ont été mises en place et sont maintenues à jour afin d’éviter :

Toute destruction accidentelle ou non conforme aux lois;
Toute perte accidentelle;
Toute divulgation non autorisée;
Toute modification non autorisée;
Tout accès non autorisé; et
Tout traitement illégal.

Pour ce faire, nous nous assurons notamment de restreindre les accès à nos bureaux et aux équipements informatiques, de former notre personnel et de requérir de nos mandataires et fournisseurs de biens et de services ayant accès à des renseignements personnels de signer des ententes de confidentialité et de mettre en place des mesures de sécurité jugées équivalentes.

À noter, toutefois qu’aucune méthode de transmission par Internet, ni aucun moyen de stockage électronique n’est totalement sécuritaire. Nous ne pouvons donc garantir la sécurité des renseignements personnels qui nous sont transmis ou que vous nous fournissez, cela étant fait à vos risques et périls.

Nous ne pouvons également pas garantir que ces renseignements personnels ne seront pas obtenus, consultés, divulgués, modifiés ou détruits à la suite d’une violation de nos mesures de protection et de sécurité.

Si vous pensez que vos renseignements personnels ont été compromis, nous vous invitons à prendre contact avec nous en utilisant les coordonnées listées dans la section « Contact » de cette Politique.

VOS DROITS

Selon les lois applicables, vous pourriez avoir le droit d’obtenir l’accès à vos renseignements personnels, leur rectification ou leur effacement, le droit de retirer votre consentement (le cas échéant), le droit d’être informé d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé (le cas échéant), le droit de ne pas être discriminé, le droit de restreindre et de s’opposer à l’utilisation et au traitement de vos renseignements personnels par ROBIC, ou le droit à la portabilité des données, à savoir recevoir une copie de tous les renseignements personnels que ROBIC possède à votre sujet dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.

Pour exercer l’un de ces droits (dans la mesure où ils sont disponibles), veuillez nous soumettre votre demande en écrivant au Responsable de la protection des renseignements personnels, comme indiqué dans la section « Nous contacter ». En fonction du droit exercé, nous vous informerons de la procédure à suivre, du délai de traitement (délai de réponse) et des informations nécessaires.

PROGRAMME DE GESTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Afin de protéger vos renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures relatives à la gestion des renseignements personnels que nous détenons.

Ces politiques et procédures internes régissent la collecte, l’utilisation, la divulgation, la conservation et la destruction des renseignements personnels ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données. Elles fournissent également le cadre de la mise en œuvre des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ainsi qu’en matière de prévention et de réponse potentielle aux incidents de confidentialité.

RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La haute direction de ROBIC a délégué la gestion du programme de gestion des renseignements personnels au Responsable de la protection des renseignements personnels. Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé de la gestion interne et de la surveillance du programme de gestion des renseignements personnels de ROBIC.

Le Responsable de la protection des renseignements personnels est chargé d’approuver et de mettre en œuvre les politiques et procédures de protection des renseignements personnels, de s’assurer de leur bon fonctionnement et de rendre compte à la direction de ROBIC de l’efficacité du programme.

Il lui incombe également de vous fournir le soutien nécessaire en cas de question, de plainte ou de demande relative à la protection des renseignements personnels.

PRÉCISIONS SUR LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DE DONNÉES SUR LE SITE WEB DE ROBIC

À quelles fins recueillons-nous des renseignements personnels sur le site www.robic.ca?

Les renseignements personnels que nous recueillons sur vous sur le site www.robic.ca sont recueillis afin notamment de donner suite à votre demande, par exemple lorsque vous fournissez votre nom, votre adresse courriel ou votre numéro de téléphone dans le formulaire prévu à cet effet dans la section Nous joindre du site Web.

Utilisation de fichiers témoins (cookies)

Un témoin est un petit fichier de données créé par votre navigateur et placé sur votre ordinateur, appareil mobile, tablette ou autre appareil lorsque vous vous utilisez votre navigateur pour visiter un service en ligne. Les témoins permettent aux sites Web de mémoriser certaines informations à votre sujet en vue de faciliter votre accès et votre navigation Internet à l’intérieur de nos sites. Les fichiers témoins ne peuvent être lus que par le site Web qui les transmet à votre ordinateur.

Nous utilisons certains fichiers témoins sur le site robic.ca notamment pour :

Mémoriser vos réglages et préférences. Les témoins nous indiquent vos préférences, par exemple, votre province ou votre langue.
Produire des compilations statistiques. Nous utilisons des témoins, entre autres, pour déterminer la popularité des pages de notre site, le nombre moyen de pages visitées et le temps moyen que chaque internaute passe dans le site et ainsi améliorer nos services.
Analyser nos performances afin, notamment, d’en connaître davantage sur les fonctions appréciées de nos utilisateurs et celles pouvant nécessiter quelques modifications.

Veuillez noter que l’utilisation de fichiers témoin permet seulement de vous identifier en tant qu’utilisateur et ne vous reconnaît pas au moyen de votre nom ni de votre adresse.

Google Analytics

ROBIC a recours à Google Analytics dans le but d’analyser les comportements de navigation des visiteurs de son site. Il s’agit d’un outil d’analyse de la fréquentation et de l’utilisation de sites Web, lequel est fourni par Google Inc. (Google). En utilisant cet outil, ROBIC peut notamment obtenir les renseignements suivants :

le nombre de visiteurs du site;
le type de navigateur, la langue et le système d’exploitation qu’ils utilisent;
la résolution d’écran
le nom du fournisseur de services;
la date, l’heure et la durée des visites;
le pays/province d’où le site est consulté
l’âge/sexe
les pages consultées;
la source (provenance) du trafic, soit organique/direct/référent/médias sociaux;
les centres d’intérêts;
les termes de recherche à l’intérieur du site Web (champs de recherche).

Les renseignements recueillis par Google Analytics servent à analyser l’utilisation du site de ROBIC et à produire des rapports statistiques sur les activités des visiteurs. Vous pouvez obtenir davantage d’information sur Google Analytics ici.

Désactivation de fichiers témoins (cookies)

Il est possible d’empêcher les fonctions de personnalisation de notre site en désactivant les témoins sur votre navigateur. Vous pouvez le faire en modifiant les paramètres de votre navigateur ou de votre appareil mobile.

Toutefois, si vous décidez de refuser les témoins, certaines pages ou sections de notre site Web pourraient ne pas s’afficher correctement ou certaines fonctionnalités pourraient ne pas être disponibles.

UTILISATION DE reCAPTCHA DANS NOTRE FORMULAIRE WEB

Nous utilisons le service reCAPTCHA de Google Inc. (Google) pour protéger les entrées des formulaires sur notre site Web. Google reCAPTCHA est utilisé afin de vérifier si les données saisies sur notre site (formulaire de contact) ont été saisies par un humain ou par un programme automatisé. En d’autres mots, ce service nous permet de distinguer les humains des ordinateurs, de telle sorte que les robots soient incapables de remplir les formulaires de façon malveillante.

Pour plus d’information, nous vous invitons à consulter le site Web Google reCAPTCHA ainsi que de prendre connaissance de leur politique de confidentialité.

En utilisant le service reCAPTCHA, vous consentez au traitement par Google des données vous concernant, de la manière et aux fins énoncées dans leurs politiques.

LIENS VERS DES SITES

Il est important de comprendre que cette Politique ne s’applique pas à d’autres sites Web tiers auxquels il serait possible d’accéder à partir de liens présents sur notre site Web. Nous ne sommes nullement responsables à l’égard de ces sites tiers, de leur contenu ou de leur accès. Par conséquent, tout renseignement personnel que vous transmettez par l’intermédiaire de ces sites est assujetti à la politique de protection de la vie privée de ces derniers. Il est de votre responsabilité d’en prendre connaissance afin d’assurer la protection de vos renseignements personnels.

NOUS CONTACTER

Vous pouvez nous contacter pour exercer vos droits, ou si vous avez des questions sur nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels ou si vous avez besoin d’assistance pour exercer ou comprendre vos choix en matière de confidentialité.

Pour toute demande d’information, veuillez nous contacter à l’adresse prp@robic.com.

ROBIC s’engage à répondre rapidement à vos questions et préoccupations concernant la confidentialité et la sécurité de vos Renseignements personnels et nos politiques et procédures en la matière.

Si vous avez une plainte concernant l’exercice de vos droits en vertu de cette Politique, votre dossier sera traité par le Responsable de la protection des renseignements personnels de Robic, qui vous informera des procédures à suivre. Chaque plainte fera l’objet d’une analyse. Si la plainte est justifiée, la situation spécifique sera corrigée et vous en serez informé.

MISE À JOUR DE CETTE POLITIQUE

ROBIC révise fréquemment cette Politique afin de la maintenir à jour selon la législation applicable et ses opérations. Si des modifications importantes sont apportées à la Politique, des avis de mise à jour (tels que des avis en ligne ou des courriels) peuvent être utilisés pour vous aviser de ces modifications. Dans le cas contraire, la publication de la Politique révisée sur le site sera considérée comme un avis suffisant et, en continuant à utiliser le site ou en nous soumettant des renseignements personnels, vous acceptez les modifications apportées à notre Politique.

De toutes les versions traduites de cette Politique, la version française prévaudra en cas de différents.